4 documente prin care poti justifica incasarile si platile firmei

Documentele legate de trezorerie, prin care putem justifica intrarile si iesirile de disponibilitati sunt urmatoarele:

1. Extrasele de banca – acestea justifica tot ce tine de incasarile si platile prin banca. Pentru facturile incasate sau platite prin banca, extrasul de cont este documentul justificativ al achitarii obligatiilor.
2. Bonul fiscal se utilizeaza in cazul in care furnizorul are obligatia conform legii de a se dota cu casa de marcat. Casa de marcat mai genereaza si alte documente cum este raportul Z si alte declaratii pentru raportare la ANAF.
3. Chitanta – pentru tranzactii cu numerar atunci cand furnizorul nu are obligatia de a emite bon fiscal (chitanta se mai poate utiliza la incasarile de la persoane juridice, chiar daca furnizorul are casa de marcat).
4. Dispozitia de plata – care se utilizeaza pentru plati in numerar din casierie cum sunt cele pentru angajati (acordare avans pentru delegatii, plata deconturilor aduse la reintoarcerea din delegatIe sau pentru plati in numerar pentru care nu exista alt document justificativ).

Acestea sunt cele 4 documente de baza. Pe langa aceste documente, exista o serie de alte instrumente si modalitati tehnice care pot reflecta tranzactii cu numerar:

• bilete la ordin si CEC-uri
• mandate postale
• plati cu cardul
• ordinul de plata
• documente de ramburs
• borderouri de incasare

Documentele mai sus mentionate pot genera un mare volum de munca – pentru intocmirea, asocierea cu facturile aferente si apoi cu contabilizarea acestora.

Daca utilizezi insa programul de gestiune SmartBill Gestiune, poti automatiza procesarea acestora prin cateva facilitati importante:

1.Ai un meniu special dedicat incasarilor si platilor :

Aici poti reflecta toate tipurile de incasari si plati, prin intermediul oricarui instrument:

2.Poti importa extrasul bancar – in felul acesta nu va mai trebui sa introduci manual, linie cu linie toate pozitiile de pe extras.  Se pot importa fisierele asa cum sunt generate din aplicatiile de internet banking.

Poti importa borderouri de la curieri, alegand formatul utilizat de acestia:

3.Poti importa borderouri de la curieri, alegand formatul utilizat de acestia:

4.Daca vrei sa introduci o incasare sau plata in numerar care depaseste plafonul pentru tranzactii cu numerar, aplicatia te avertizeaza ca ar putea sa nu fie corect acest lucru:

5. SmartBill Gestiune se poate conecta la casa de marcat, fapt care iti automatizeaza vanzarile – aplicatia descarcand gestiunea o data cu vanzarea pe casa de marcat.

Casele de marcat se pot seta din modulul Configurare:

6.Aplicatia de gestiune online permite inregistrarea tranzactiilor cu numerar atat in lei cat si in valuta si conversia automata a sumelor in lei la cursul stabilit in configurare.